エクセルで何か表を作る時、
何となくデータが0のところは入力せず
空白のままにして、データがあるところだけ
入力してしまうことないでしょうか？
これを無意識でやってしまう人は
空白と0の意味を理解できていない
ことになります。
問題はその意味を知らない
ということ自体はではなく、
実はそれが第3者視点に立った表になってない
１つの典型例だということです。
細かいことですが、
０と空白の意味を理解して、
受け手に優しいエクセル表を
作りましょう。
空白と0の違い
一体どういうことか？
まずは次の表を見てください。
あなたがこの表に数字を入れたとします。
データが0のところは入力が面倒なので
空白にしました。
でも今度はあなたが受け取る側、
例えば部下である誰かから上司のあなたに
これが送られてきたとしましょう。
何か思うことないでしょうか？
何かこのデータをそのまま使って
良いのかなと思わないでしょうか？
空白というのは受け手にとって
データがない状態か、
入れ忘れているのかを意味します。
しかし受け手にはわかりません。
なのでデータがなくても原則０と入れましょう。
０というのは入れ忘れではなく、
ないんだよという意味です。
確かに資料が細かく見た目がチカチカするから
0を非表示にすることもありますが、
それはあくまで0を入力した上で
非表示にすると受け手に優しいです。
尚、空白になっているセルを一括して
0を入れたい時ありますよね？
それは下記の通りやると早く確実に
できるのでやってみてください。
空白セルに一括してゼロを入れる方法
1．表のどこかのセルを適当に一つ選択してください。
そのあとにCtrl＋Aを押してください。
表全体が選択されました。
2．Ctrl+Gを押して"セルを選択"をクリック
3.”空白セル”を選択してOKをクリック
4．複数の空白セルが選択される
5、0を入力してEnterを押すと一つのセルに０が入ります。
それを確認してからそのまま最後にCtrl+Enterを押します。
すると空白セルにすべて0が入力されました。
まとめ
空白というのは受け手にとって
データがない状態か、
入れ忘れているのかを意味します。
しかし受け手には判断できません。
なのでデータがなくても原則０と入れましょう。
０というのは入れ忘れではなく、
ないんだよという意味です。
非常に細かいですがこうしたちょっとした
工夫が受け手にとって優しい資料になり、
印象が変わるものなので、
もしあまり意識してこなかった方は
ぜひ参考にしてみてください。
